Автоматизация документов: технология, проверенная опытом

Директор агентства Gosapp Digital Захар Рубцов – о подготовке типовых документов.

Автоматизация юридических документов — звучит скучно и неинтересно, но на деле это настоящий рок-н-ролл! Не верите? Сейчас я вам всё докажу.

Мы в команде разработали ряд софтов, которые полностью берут на себя подготовку типовых документов кампании: составляют заявления, согласия, уведомления и прочую бумажную рутину. Теперь вместо часов ручного заполнения форм хватает пары кликов. А работает всё это в связке с привычными всем Google-таблицами – что очень удобно.

Дополнительно написали код для автоматизации и через макросы задали единую «матрицу» данных. Таким образом, у нас получилось стандартизировать формат полей и названия колонок. Теперь общие метрики легко считать, а отчёты выгружаются без дополнительной работы руками, просто по кнопке.

Да, вы не ослышались: в Google-таблицах у нас есть свои кнопки! Это очень удобная и прикольная вещь. Допустим, нажимаешь на кнопку «Сформировать отчёт» – появляется окно с выбором даты, указываешь нужный период и вуаля! Всё готово! Правда, тут главное не перестараться, ведь если нагрузить внутрь одной таблицы слишком много макросов, всё может начать тормозить. Важно уделять время оптимизации и отладке.

Теперь про работу оффлайн. Мы также сделали интеллектуальную разбивку больших Excel-файлов – они автоматически «нарезаются» на отдельные документы по ФИО, округу, статусу или любым другим параметрам. Пользователь сам выбирает фильтры и получает нужный срез информации буквально за минуту.

Что это дало в итоге:

- Сократили трудозатраты сотрудников, которым раньше приходилось заниматься бумагами.

- Юридическому блоку больше не нужно тратить часы на заполнение шаблонов – им остаётся лишь контроль готовых документов.
-
Время подготовки документов сократилось кратно.

Всё это проверено уже на нескольких кампаниях.

Технологии ради технологий – не наш стиль. Но технологии, которые экономят время и ресурсы – это то, что мы любим!
Печать